Mail Merge

Membuat Mail Merge

Membuat Mail Merge

 Untuk membuat surat undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk perlu membuat dokumen utk setiap penerima undanngan, word tlh memudahkan hal tersebuat dg fasilitas mail merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda gunakan utk setiap semua identitas penerima yg berbeda.

Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge.

 Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge

Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.

Gambar 2 : Memilih type document

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document

klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

 Gambar 3 : Memilih menu use the current document

 Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

 Gambar 4 : Membuat list penerima baru

Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns

Gambar 5 : Customisasi kolom field

 Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.

 Gambar 6 : List kolom field

Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK. 

 Gambar 7 : Menambahkan field baru

Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

 Gambar 8 : Mengisi data pada field

 Gambar 9 : Menyimpan data pada field

Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

Gambar 10 : List penerima undangan

 Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.

 Gambar 10 : Memilih menu use an existing list

Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.

 Gambar 11 : Memasukkan merge field ke dalam document

Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.

 Gambar 12 : Susunan field yang di masukkan ke document

 Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.

 Gambar 13 : Tampilan  field yang berubah ke document

Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.

 Gambar 14 : Undangan siap cetak

Selamat mencoba..........

sumber :  http://mugi.or.id/blogs/farid/archive/2008/09/01/membuat-mail-merge.aspx

Pengertian Database

DATABASE (Basis Data)

• Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

• Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data.

• Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit. Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :

• Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.

• Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.

• Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.

• Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.

Pengertian TI

Pengertian Teknologi Informasi

Informasi Teknologi : Pengertian Teknologi Informasi

Untuk mengetahui pengertian teknologi informasi terlebih dahulu kita harus mengerti pengertian dari teknologi dan informasi itu sendiri. Berikut ini pengertian teknologi dan informasi :

Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya 

Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya 

Pengertian teknologi informasi menurut beberapa ahli teknologi informasi : 

1. Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar (kamus Oxford, 1995)  
2. Teknologi Informasi  adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (Haag & Keen, 1996)  
3. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999)  
4. Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis (Lucas, 2000)  
5. Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video (William & Sawyer, 2003)

Secara implisit dan eksplisit IT tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi komunikasi.Dengan kata lain, yang disebut Teknologi Informasi adalah gabungan antara Teknologi Komputer dan Teknologi Telekomunikasi

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.

Teknologi yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.

sumber : Wikipedia